Respecter les obligations légales liées à l'exercice de son activité et à la vente de prestations

Le secteur de la formation est un marché ouvert et l'entreprise est décisionnaire quant au choix des organismes avec lesquels elle souhaite travailler. Toutefois, organismes de formation et centre de formation d'apprentis (CFA) sont soumis à diverses obligations dans le cadre de leur activité. Le point  sur les principales règles à connaître.

 

Des différences entre Organisme de formation et CFA ?

Si ces prestataires sont globalement soumis aux mêmes règles de fonctionnement - déclaration d’activité, bilan pédagogique et financier, règlement intérieur, information des stagiaires et apprentis…, les CFA sont tenus de respecter un certain nombre d’obligations spécifiques, notamment :

  • La création d’un conseil de perfectionnement chargé d’examiner et de débattre des questions d’organisation et de fonctionnement du CFA (modalités d’admission des apprentis, organisation et déroulement des formations, perspectives d’ouverture ou de fermetures de sections…) ;
  • La mise en place d’une comptabilité analytique ;
  • L’apposition sur la façade de l’établissement de la devise « Liberté, Égalité, Fraternité », du drapeau tricolore et du drapeau européen et l'affichage dans les locaux de la Déclaration des droits de l’homme et du citoyen du 26 août 1789 ;
  • La diffusion, chaque année, des indicateurs chiffrés sur la réussite des apprentis (taux d’obtention des diplômes ou titres professionnels, taux de poursuite d’études, taux d’interruption en cours de formation, taux d’insertion professionnelle…) ;
  • La conduite de différentes missions : aider les apprentis à résoudre leurs difficultés d’ordre social et matériel, organiser des actions visant à favoriser la mixité, la diversité et l’égalité professionnelle, encourager la mobilité nationale et internationale… (L. 6231-2 du code du travail)

 Les règles décrites ci-après sont communes à la fois aux organismes de formation et aux CFA.

Le Bilan pédagogique et financier (BPF)

Tout dispensateur de prestations relevant du champ de la formation professionnelle - actions de formation, bilans de compétences, actions de validation des acquis de l’expérience et actions de formation par apprentissage - est tenu d’adresser chaque année à la DIRECCTE (DIECCTE en outre-mer) un bilan pédagogique et financier de son activité.

Ce document retrace :

  • Les activités de formation conduites au cours de l’exercice comptable, le nombre de stagiaires ou apprentis accueillis, le nombre d’heures/stagiaires et d’heures de formation correspondant, en fonction de la nature, du niveau et des domaines des formations dispensées au titre de la formation professionnelle continue.
  • La répartition des fonds reçus selon leur origine (entreprises, organismes gestionnaires des fonds de la formation professionnelle, pouvoirs publics…) et le montant des charges liées à l’activité de formation.

Le BPF doit être transmis à l’administration en principe avant le 30 avril (à titre exceptionnel, le 30 juin pour l’année 2020). La procédure est entièrement dématérialisée : le formulaire du BPF est à renseigner en ligne sur le site Mon activité formation, à l’aide de la notice mise à disposition par l’administration.

A noter : L’absence d’activité de formation pendant un an ou la non-remise du BPF à l’administration entraîne la perte du numéro de déclaration d’activité (NDA) et, par conséquence, le dé-référencement du Datadock ainsi que des catalogues des financeurs de la formation. Si le prestataire désire reprendre une activité de formation, il devra demander la réactivation de son numéro ou déposer une nouvelle demande d’enregistrement.

La publicité


Lorsque la publicité réalisée par un prestataire de formation fait mention de la déclaration d’activité, elle doit l’être sous la seule forme : « Enregistrée sous le numéro xxxxxxx. Cet enregistrement ne vaut pas agrément de l’État ». La publicité ne doit par ailleurs comporter aucune mention de nature à induire en erreur sur les conditions d’accès aux formations proposées, leurs contenus, leurs sanctions ou leurs modalités de financement.

Les contrats et conventions de formation

La réalisation d’actions concourant au développement des compétences - actions de formation, bilans de compétences, actions de validation des acquis de l’expérience et actions de formation par apprentissage - doit être précédée de la signature d’une convention de formation professionnelle, d’une convention de formation par apprentissage ou d’un contrat de formation professionnelle, lorsque les actions concernées bénéficient de financements publics ou mutualisés, notamment lorsqu’elles sont financées par un opérateur de compétences (OPCO).

 > La convention de formation professionnelle / de formation par apprentissage

La convention de formation professionnelle (ou de formation par apprentissage) est la modalité habituelle de la contractualisation. Elle définit les obligations réciproques du prestataire et de l’acheteur.

Lorsque l’action est financée sur des fonds publics ou mutualisés, la convention doit obligatoirement comporter les mentions suivantes, en plus des éléments d’identification du prestataire :

  • Intitulé, objectif et contenu de l’action
  • Moyens prévus
  • Durée et période de réalisation
  • Modalités de déroulement de l’action
  • Modalités de suivi et de sanction
  • Prix et modalités de règlement

A noter : Pour les actions de formation professionnelle, il est possible de substituer aux conventions des bons de commande ou des devis approuvés, sous réserve qu’ils comportent l’ensemble des mentions obligatoires visées ci-dessus. Cette substitution n’est pas possible lorsque l’action concernée est une action de formation par apprentissage, un bilan de compétences ou une action de validation des acquis de l’expérience.

> La convention de formation tripartie

Conclue entre le prestataire, l’acheteur de la formation et le stagiaire, la convention de formation tripartite est obligatoire lorsque sont réalisés, dans le cadre du plan de développement des compétences, un bilan de compétences ou une action d'accompagnement à la VAE.

A noter : Pour toutes les actions financées via la mobilisation du compte personnel de formation (CPF), l'acceptation des conditions générales d'utilisation (CGU) définies par la Caisse des dépôts et consignations (CDC) vaut convention.

 > Le contrat de formation professionnelle

Lorsque le stagiaire participe, même partiellement, au financement de sa formation, il est nécessaire de conclure avec lui un contrat de formation professionnelle, avant son inscription définitive et tout règlement de frais. Ce contrat comporte obligatoirement les mentions suivantes :

  • La nature, la durée, le programme et l'objet des actions de formation qu'il prévoit ainsi que les effectifs qu'elles concernent ;
  • Le niveau de connaissances préalables requis pour suivre la formation et obtenir les qualifications auxquelles elle prépare ;
  • Les conditions dans lesquelles la formation est donnée aux stagiaires, notamment les modalités de formation dans le cas des formations réalisées en tout ou en partie à distance, les moyens pédagogiques et techniques mis en œuvre ainsi que les modalités de contrôle des connaissances et la nature de la sanction éventuelle de la formation ;
  • Les diplômes, titres ou références des personnes chargées de la formation prévue par le contrat ;
  • Les modalités de paiement ainsi que les conditions financières prévues en cas de cessation anticipée de la formation ou d'abandon en cours de stage.

Article L.6353-4 du Code du travail

La facturation et la TVA

La facture établie en double exemplaire doit respecter les mentions obligatoires prévues par le code du commerce et le code général des impôts pour toute prestation de services.
Art. L441-3 du Code du commerce – Art. 289 et 293 E du Code général des impôts. 

Le contrôle de service fait

Les opérateurs de compétences s’assurent, dans le cadre d’un contrôle de service fait, de l’exécution des actions qu’ils financent : actions de formation, bilans de compétences, actions de validation des acquis de l’expérience, actions de formation par apprentissage.

Ce contrôle est effectué à partir des pièces transmises par le prestataire et l’entreprise lors de la demande de prise en charge, de l’accord de financement de l’opérateur de compétences, ainsi que des éléments suivants :

  • les factures de l’organisme de formation ou du CFA relatives à la prestation réalisée,
  • les relevés de dépenses supportées par l’employeur précisant les montants des frais pédagogiques, des rémunérations et des frais annexes dont la prise en charge, pour tout ou partie, a été demandée et accordée, accompagnés des pièces comptables permettant d’établir ces montants,
  • le certificat de réalisation établi par le dispensateur de l’action.

Arrêté du 21 décembre 2018 relatif aux pièces nécessaires au contrôle de service fait mentionné à l’art. R. 6332-26 du code du travail

Les organismes doivent être en mesure de présenter, en cas de contrôle, l’ensemble des documents et pièces justificatives de leur activité de formation professionnelle.

Art. L. 6362-5 et L. 6362-6 du code du travail

La qualité des actions de formation

Depuis le 1er juillet 2017, seules sont finançables sur des fonds mutualisés ou publics les actions de formation dispensées par des organismes référencés par les financeurs concernés.

Pour être référencé, un organisme doit d’abord s’enregistrer sur la base de données Datadock (Consulter la fiche ci-contre). Le financeur examine ensuite, dans le cadre d’une procédure interne d’évaluation, la capacité de l’organisme à dispenser des formations de qualité. Cette évaluation s’effectue sur la base de six critères fixés par un décret du 30 juin 2015, auxquels s’ajoute un critère de conformité réglementaire : le respect de la définition des actions de formation, des dispositions relatives au règlement intérieur et à l’information des stagiaires.

A compter du 1er janvier 2022, tout organisme devra obligatoirement détenir la certification qualité « Qualiopi » s’il souhaite bénéficier de financements publics ou mutualisés. La certification se fera sur la base de sept critères et d’un référentiel national définis par deux décrets du 6 juin 2019.

Pour plus d'informations, consultez notre rubrique S'engager dans une démarche de certification.  

  

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