Obligations liées à l'exercice de son activité et à la vente de prestations

Le secteur de la formation est un marché ouvert et l'entreprise est décisionnaire quant au choix des organismes avec lesquels elle souhaite travailler. Toutefois, organismes de formation et centres de formation d'apprentis (CFA) sont soumis à diverses obligations dans le cadre de leur activité. Le point sur les principales règles à connaître.

Si ces prestataires sont globalement soumis aux mêmes règles de fonctionnement (déclaration d’activité, bilan pédagogique et financier, règlement intérieur, information des stagiaires et apprentis…), les CFA sont tenus de respecter un certain nombre d’obligations spécifiques, notamment :

Les règles décrites ci-après sont communes à la fois aux organismes de formation et aux CFA

Tout dispensateur de prestations relevant du champ de la formation professionnelle -actions de formation, bilans de compétences, actions de validation des acquis de l’expérience et actions de formation par apprentissage- est tenu d’adresser chaque année à la DIRECCTE (DIECCTE en outre-mer) un bilan pédagogique et financier de son activité.

Ce document retrace :

• Les activités de formation conduites au cours de l’exercice comptable, le nombre de stagiaires ou apprentis accueillis, le nombre d’heures/stagiaires et d’heures de formation correspondant, en fonction de la nature, du niveau et des domaines des formations dispensées au titre de la formation professionnelle continue
• La répartition des fonds reçus selon leur origine (entreprises, organismes gestionnaires des fonds de la formation professionnelle, pouvoirs publics…) et le montant des charges liées à l’activité de formation

Le BPF doit être transmis à l’administration en principe avant le 30 avril.

La procédure est entièrement dématérialisée : le formulaire du BPF est à renseigner en ligne via le site gouvernemental "Mes démarches emploi" rubrique "Mon activité formation" (lien ci-dessous), à l’aide de la notice mise à disposition par l’administration.

Lorsque la publicité réalisée par un prestataire de formation fait mention de la déclaration d’activité, elle doit l’être sous la seule forme : « Enregistrée sous le numéro xxxxxxx. Cet enregistrement ne vaut pas agrément de l’État ». La publicité ne doit par ailleurs comporter aucune mention de nature à induire en erreur sur les conditions d’accès aux formations proposées, leurs contenus, leurs sanctions ou leurs modalités de financement.

La réalisation d’actions concourant au développement des compétences - actions de formation, bilans de compétences, actions de validation des acquis de l’expérience et actions de formation par apprentissage - doit être précédée de la signature d’une convention de formation professionnelle, d’une convention de formation par apprentissage ou d’un contrat de formation professionnelle, lorsque les actions concernées bénéficient de financements publics ou mutualisés, notamment lorsqu’elles sont financées par un opérateur de compétences (OPCO).

La convention de formation tripartie
Conclue entre le prestataire, l’acheteur de la formation et le stagiaire, la convention de formation tripartite est obligatoire lorsque sont réalisés, dans le cadre du plan de développement des compétences, un bilan de compétences ou une action d'accompagnement à la VAE.

Article L.6353-4 du Code du travail

La facture établie en double exemplaire doit respecter les mentions obligatoires prévues par le code du commerce et le code général des impôts pour toute prestation de services.

Art. L441-3 du Code du commerce - Art. 289 et 293 E du Code général des impôts

Les opérateurs de compétences s’assurent, dans le cadre d’un contrôle de service fait, de l’exécution des actions qu’ils financent : actions de formation, bilans de compétences, actions de Validation des acquis de l’expérience, actions de formation par apprentissage.

Ce contrôle est effectué à partir des pièces transmises par le prestataire et l’entreprise lors de la demande de prise en charge, de l’accord de financement de l’opérateur de compétences, ainsi que des éléments suivants :

• Les factures de l’organisme de formation ou du CFA relatives à la prestation réalisée
• Les relevés de dépenses supportées par l’employeur précisant les montants des frais pédagogiques, des rémunérations et des frais annexes dont la prise en charge, pour tout ou partie, a été demandée et accordée, accompagnés des pièces comptables permettant d’établir ces montants
• Le certificat de réalisation établi par le dispensateur de l’action

Arrêté du 21 décembre 2018 relatif aux pièces nécessaires au contrôle de service fait mentionné à l’art. R. 6332-26 du code du travail

Les organismes doivent être en mesure de présenter, en cas de contrôle, l’ensemble des documents et pièces justificatives de leur activité de formation professionnelle.

Art. L. 6362-5 et L. 6362-6 du code du travail

Depuis le 1^er juillet 2017, seules sont finançables sur des fonds mutualisés ou publics les actions de formation dispensées par des organismes référencés par les financeurs concernés.

Pour être référencé, un organisme doit d’abord s’enregistrer sur la base de données Datadock (fiche ci-contre). Le financeur examine ensuite, dans le cadre d’une procédure interne d’évaluation, la capacité de l’organisme à dispenser des formations de qualité. Cette évaluation s’effectue sur la base de six critères fixés par un décret du 30 juin 2015, auxquels s’ajoute un critère de conformité réglementaire : le respect de la définition des actions de formation, des dispositions relatives au règlement intérieur et à l’information des stagiaires.

Depuis le 1^er janvier 2022, tout organisme doit obligatoirement détenir la certification qualité "Qualiopi" s’il souhaite bénéficier de financements publics ou mutualisés. La certification se fait sur la base de sept critères et d’un référentiel national définis par deux décrets du 6 juin 2019.